放置している問題は日報で解決

置き去りにしている問題

企業の中で一番厄介なのは、緊急を要しなくて放置されているもの、つまり「置き去りにしている問題」なのです。そのような問題は山のようにあると思いますが、緊急でないからと目をつぶっていると、頭から離れず重い問題になってしまう事があります。この解決法は、日報という便利なツールを使いましょう。で具体的に日報で「置き去りにしている問題」をどう解決すればよいのでしょうか。

プロジェクトの進捗管理

責任者は、社員に日報を書かせた後の管理をしっかりとしましょう。納期が迫ってきてから「あの仕事はどうなった？」と聞いて、社員が口ごもるようでは意味がありません。社長であろうが管理者であろうが、確認を怠らず、責任を社員に押し付けず、日報チェックで常に進捗状況の把握を行ってください。

思考の切替え。どうしたらいいか？

全ての問題に関して「どうしてできないのだろう？」と考えるより「どうしたらできるようになるかな？」と思考を切り替えましょう。「全て社員の責任」と突き離さないで、寄り添うように「出来る方法」を創出してください。そして「どう行動するか」という思考回路で受け止める文化を日報で創りだします。社員が前向きに取り組めるよう支援が必要です。

問題点を洗い出す

日報の原点でもある「問題点の洗い出し」に焦点を当てて見ます。小さなことでも気になることは書き留めておきましょう。

日報に綴られた声を拾い上げて行く事で組織内の血流が良くなり、改善・連携・発展の道につながります。気になったことは社長自らも書き留めることで、より改善の方向に進みます。自身で問題点を洗い出していくことでより方向性が見えてきます。

この洗い出しで表面化した問題がある程度の大きさになったら、大きめの紙に書き出し、同じ悩みごとに分類していきましょう。日報には研修などで学んだことや、普段の仕事で発見したことなど、改善のヒントも書かれていることでしょう。この分類の作業などをホワイトボードや机に広げた大きな紙の上で行うと、チームとして共有できます。この共有する作業のことをグループに分けるので「問題のグルーピング」といいます。

行動プラン作成

上記のグルーピングを通じて問題が表面化します。その問題に対処する行動案が提出されたら担当者を決め、順番を確定して「いつまでにやるか」という期限を決めます。それから行動プランを作成してチーム内での共有をします。担当者が決定したら「何があっても行動プランを死守する」ことを宣言させます。

まとめ

このようなポイントを把握する事で企業の大半の問題は解決に向かうでしょう。放置している問題を日報で解決。これで長い間悩みの種で困っていたことを開放して、企業をさらに飛躍・発展させていきましょう。