会議を効率化させる5つのポイント

あなたの会社では話がずれていく、1人が延々と話す、結論がいつまでも出ないだらだらと続く会議をしていませんか。無駄があると考えている会社員も少なくないはずです。意味のない会議は廃止にしませんか。

１　参加者には2、3日前に話し合うことを知らせておく。

これによって事前に準備し考えをまとめることができます。他の人が気づかないアッと驚く視点を提示することや密度の濃い話し合いをすることが可能になります。

２　参加者を減らす

本来必要でないのに聞いてもらっていた方が良いなどの理由で参加してもらう場合があります。ひどい場合にはよくわからないまま参加していることさえあります。参加者は多い方が良いというわけではないのです。無理に参加させても退屈なだけで意欲もわきません。また本来すべき仕事も進みません。必要のない人は減らしましょう。

３　テーマを明確にする

会議をしていると本題からずれて関係のない話が始まってしまう場合があります。中には意図的にずらす人もいるでしょう。しかし気づかないうちに脱線してしまうことも珍しくありません。そこで進行役を決めておくとともにテーマを明確にしましょう。脱線した場合は進行役が「すみません。よろしいですか」「話がずれているので本題に戻します」といった声掛けが必要です。

４　時間を決める

前もって時間を設定することで長くなりがちな会議を短縮させることができます。1時間なら1時間で終わらせるのです。最初のうちは時間内に結論が出ないかもしれません。そのときは時間が短すぎたのかあるいは話が余計な方向にずれて時間が足りなくなったのか検証しましょう。慣れてくれば適切な時間が見つかり時間短縮につながります。
場合によっては5分や10分でも構いません。短い時間だからこそ集中できるといった効果もあります。細切れの時間であれば忙しい人でも参加もしやすくなります。

５　定期的な会議も不必要であれば見直す

多くの人が必要でないと思いながら以前から続いていたという理由で会議をするケースがあります。なぜ参加しなければいけないのか誰も理解できていないのです。あなたの会社では会議のための会議になっていませんか。

まとめ

今回は会議の効率化について見てきました。企業によってやり方に違いはあっても無駄に関しては共通点があります。一回の無駄は大したことがなくても回数を重ねれば大きなロスになってしまいます。見直しを進めることで会議を効率的にしませんか。社員の負担減や会社の生産性向上につながります。