有益な会議を行うことは大切です。しかし、あまり意味をなさない会議というものがあり、ただの時間の浪費になっていたのでは？ということも…。ではどのように会議を進めていけばよいのでしょうか？

有効的な会議にするために

会議を進めるための必要な備品を「忘れた（汗）」という経験はありませんか？そんな時のためにホテルの利用も考えてみてはいかがでしょうか。日頃から研修や会議に利用されているホテルであれば、様々な備品が初めから用意されています。また、サービス面でも昼食やコーヒーといった飲料品まで提供されていることがあり、これを利用することで効率よく会議を進めることが出来ます。

下準備が重要

いくらホテルを利用するといっても、やはり会議の準備は欠かせません。何のために会議をするのかといった目的、また誰を会議に参加させるのかという人選をきちんと決めておく必要があるでしょう。

また、出席した人々の意見をただ言い合うだけでは会議は成立しません。意見を整理し議題から離れた場合には軌道修正する司会進行役の存在が必要です。物品では、参加者全員が一目見て情報が理解できるプロジェクターなどは大変役に立ちます。

またタイムスケジュールを管理することも重要です。各々の参加者の発言時間を管理し、適切な議論に導く必要があるからです。さらに会議用の資料の作成もお勧めです。事前に会議内容を理解していただくことで会議に無用な話題を持ち込ませないことができるからです。

会議で決まったことを実行に移す

時間をかけ会議で決まったことは実行しなければ意味がありません。必ず実行し、その結果がどうであったかを追跡できるようにしておきましょう。意味のある会議にしていくためには、決められたことを必ずやるという意思が必要です。

まとめ

会議の下準備を怠らない。そのためにはホテルの利用も検討してみては。

また司会進行役には冷静に議論を進める人物を配しましょう。

会議を意味あるものにするためには実行することが重要。