パソコンの基本的なスキルといえば「Word」「Excel」「PowerPoint」ですね。前者2つは多くの人が使いこなせると思いますが、PowerPoint（プレゼンテーション）に関しては改善の余地がある人がいるのは事実です。では、部下のプレゼンテーション能力を上げるにはどうすればよいでしょうか。

準備をしっかりとさせる

若い人というのはどうしても勢いに任せてしまうところがあります。ですが、何事も下準備が大切です。中には「何のためのプレゼンなのか」をはっきりさせないまま進めてしまう人もいます。そうならないよう目的を明確化させ、相手に伝わりやすいプレゼン作りを心掛けさせましょう。

資料も表やグラフを使って分かりやすいものにしなければなりません。見ただけである程度の内容が分かるような資料作りをする必要があります。こういう指導も先輩社員や上司の仕事の1つです。若いとどうしても「自分中心」の視点ばかりになってしまいます。相手の目線でものを考えられる社員に育てましょう。

プレゼンの工夫を凝らせる

プレゼンをさらに良いものにするには工夫が要ります。配色や文字のフォントも大事なポイントです。分かりやすいレイアウトの作り方を指導しましょう。

実際にプレゼンが始まったら話を進めるのですが、敢えて結論から話すこともポイントの1つです。内容を知らない相手に理由の説明から入るとあまり頭に入ってこないものです。先に結論を伝えることで後の話を聞きやすくなります。

また、自分の述べたい事を全て入れるのも問題です。伝えたいことがたくさんあるのは分かりますが、できるだけシンプルなものを作るようにし、どうしても必要でない所は省くというスキルも必要です。こうすることで「絶対必要なものは何か」と「必ずしも必要としないものは何か」の区別がつくようになります。これは業務全般に言えることです。

まとめ

相手に分かりやすく説明するためのスキルを身に付けさせるには時間がかかります。準備を入念にさせ、構造やレイアウトに気を配るようにさせることが大切です。プレゼンの能力が上がると他の業務の力も自然についてきます。