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人財ラボ

コミュニケーションで大事なこと

最近のコミュニケーションは、Eメールで簡単に済まそうとする傾向があります。交通機関に乗れば、メールを打つのが仕事のような光景が広がっています。原則として、電車・バスでは携帯電話・スマートフォンで話をしてはいけないので、メールを使用しているのでしょう。

しかし、それでメールの内容を相手は本当に理解しているのでしょうか。コミュニケーションというものは、お互いが内容を理解して初めて成立します。そして多くのメリットがあります。

コミュニケーションの利点

コミュニケーションがとれている職場では雰囲気が明るくなり情報を共有することができるようになります。同僚、上司、部下あるいは他部署との連携が図りやすくなり社内が活性化します。

何かあってもお互いが問題点を認識し改善に向けて動き出すことができます。たとえ不都合な情報であっても素早く上がって来るのです。問題が大きくなる前に解決することが可能になります。しかしコミュニケーションを取っているつもりなのに上手くいかないことがあります。

会話とメールは違う


一昔前は、家や会社にある固定電話や公衆電話・郵便局を経由しての電報しか、会話や情報を伝える手段がありませんでした。現在は、たくさんの選択肢があります。いつでもどこでも指ひとつで地球の裏側にも繋がり、コミュニケーションができます。メールの存在が当たり前すぎて使用できないと困ることは多いはずです。

にもかかわらず、なぜコミュニケーション不足という事態が起こるのでしょうか。それは、会話とメールでは全く違う面があるからなのです。ただ単に情報を伝達するなら、今のままで十分です。問題は、メールの質と量にあります。

メールの内容と受信量

メールは、「必要がないもの・内容が理解しにくいもの・何が大事で、そうでないのかの判断しかねるもの・量が多すぎて見るのに時間がかかるもの」が多いのです。大別すると内容が分かりづらいものと文章が長いものということになります。その中で一番の問題は「内容」です。そもそも内容を理解できなければ何にもなりません。

では、どうすれば相手に言いたいことが伝わるのか。やはり、手っ取り早い方法は直接話をすることです。直接話すことによって、情報の伝達だけではなく相手の心の中も見えてきます。特に会社内での管理職と社員のコミュニケーションは、会話を心がけましょう。そうすることでお互いが相手のことを理解しやすくなります。

隣の社員にメールする人がいるようですが、これでは心が離れてしまい、何をしているのか分からなくなってしまいます。会話をすればお互いのすれ違いが減り、両者の関係も近くなるでしょう。

まとめ

現代では通信手段が非常に進化しているのに、なぜコミュ二ケーションが足りないという現象が起こるのでしょう。それは、昔と比べてあまり会話をしないことに原因があります。

コミュニケーションを情報の伝達だけに絞り、メールだけで済まそうとするから相手のことが理解できなくなるのです。会社内では勿論、普段でも会話を心がけましょう。相手の気持ちになって話を聞くことで仕事がスムーズに進むようになるのです。

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