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人財ラボ

分からないことを簡潔に、どう伝えるか

私たちが日常生活や仕事において、分かっていないのに分かったつもりになって後で困った経験が一度や二度はあると思います。特に、分かったつもりで業務を続けると本人の評価が下がるだけでなく、周りの人にも影響を与えかねません。今回は、社会という枠の中で、業務の重要さから発生する、様々な事案について改善策を考えていくことが必要でしょう。

曖昧な理解から業務に様々な影響を及ぼす。そのデメリットとは

一つの事案について、「分かったつもりだった」または「分かっているだろう」。どちらも問題が起こった時に、それぞれの立場から、都合よく使われることが多いようです。なぜこのような事態に陥るのか。一つには業務において集中力の欠落にあるようです。このような場合に発生する事例をご紹介いたしましょう。

お得意様から商品発注の際、電話の声が聞き取りにくいのに、数量の確認を怠り自社のみならず相手方にも多大なる損害を与えてしまった。この場合に、すぐにお得意様に連絡をとり再確認をすれば対処できる事案でしょう。

このケースから分かることは、コミュニケーションの不足は業務において、様々なデメリットをもたらすことが分かります。例えば、業務上のムダが多く発生する。全体のモチベーションが下がる。結果、やる気を失ってしまい、全てに対し消極的になってしまうなどです。

業務への理解度を高めるために職場でどう取り組むか

まず必要なのは、職場におけるコミュニケーションの重要性でしょう。そのためには普段から積極的な意見交換ができる場を設け、仕事に対する考えや接し方を知ることでスムーズな業務進行が得られるのです。その際、仕事に対し消極的だった人も発言の機会を得ることで、業務に対し前向きになるのではないでしょうか。

次に挙げられるのが、失敗を恐れないチャレンジ精神でしょう。具体的には仕事に対し、誰にも負けない自信をもつことです。そのためには、与えられた仕事をきちんとこなし、最後までやり遂げることで、会社へ貢献することができるのです。一つ一つの積み重ねが自信となり仕事への意欲もあがるのです。

チームとして仕事を進めるうえで必要なのが、仕事への『意義、目的』を一人1人がきちんと認識していることが重要でしょう。その為にはミィーティングをしっかり行い疑問があれば、きちんと説明を行う必要があります。結果、チームとして連携も生まれ、より一層業務の効率化も進み、業績も上がることでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。仕事をするうえで、分からないのに、分かったつもりでいると周りに迷惑をかけるだけでなく、企業に対し損害も与えかねません。経営陣や上司は日頃より部下の言動に注視し、理解できなかった人には是正を行うようにします。それが仕事への自信に繋がり、企業に貢献することができるのです。


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