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人財ラボ

無駄に長い会議を効率化するためには

意味なくだらだらと会議を続けている企業は少なくありません。無駄と分かりながら続いていることさえあるのです。参加者がなぜ出席しているのかわからない場合もあります。このような会議は無意味どころか社員の時間を取るために有害でさえあるのです。

会議の目的が何であるかをまず決める

何のために行われる会議なのか明確にしましょう。情報を共有することが目的のときもあれば新しいアイデアが必要なこともあるはずです。
情報共有が目的であれば必ずしも会議ではなくメールを使ってもよいのです。そのほうが大幅な時間の短縮にもなります。テーマが明確であれば脱線したときにすぐに話しを元に戻すことができます。

惰性でやっているときは止めたほうが良い


本来は開く必要が全くないにもかかわらず習慣としてやっている場合もよくあるのです。会議のための会議であって参加者の多くが無駄に感じていることさえあります。業務を中断させてまで行う必要のないことも少なくありません。

無意味な会議は「時間の無駄」です。単に習慣として続いているだけならすぐにでも止めたほうが良いのです。もちろん、顔を合わせたほうがいい場合もあります。しかし無駄な会議は商品やサービスを売る機会を逃す機会損失につながります。

時間をあらかじめ決め短時間にすることで無駄を省くことができる


会議では批判ではなく肯定することから始め、意見が出やすい雰囲気を作ることが大切です。最初に批判があると自分の意見も否定されかねないために、積極的な発言を望めなくなります。意見が出なくては意味がありません。

また、直接関係のない人が参加している場合もあります。このようなケースは実は結構あるのです。仕事も途中で中断しなければいけません。なぜ参加しているのか明確な説明ができないようであれば無理に出席してもらう必要はないのです。

結論が出ず、いつまでも続く会議も多くの人の時間を奪います。時間内に終わらない場合は次の機会にしましょう。短時間に集中したほうが活発な意見交換を行うことができるようになります。前もって時間を決めておくことが無駄を省くことにつながります。

まとめ

あらかじめ目的を決め時間をきっちり守ることが効率的な会議のためには大事です。必要なければ開催しない決断も必要です。無駄を削減することで会議を効率的にすることが可能です。多くの人から時間を奪う会議を減らすことは生産性を高めることにもなるのです。

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