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人財ラボ

日報で気をつけるべきこと

社員が毎日書く日報も、それを活用しようと思わなければただの日記になってします。しっかりと振り返って次の仕事に活かせるようにしたいものです。そこで今回は日報を書く際に、「何に気をつけて書くべきか」を3つご紹介します。

1、仕事が計画通りに進んでいるか

新しい仕事を始める時は、必ず計画を立てます。しかし、時間が経てば経つほど「当初の計画通りに進んでいるか」については、あまり考えなくなってしまいます。そこで計画の段階で大まかな進捗具合を決めてしまいます。例えば「このプロジェクトは半年で終わらせるので、1か月後には○○まで。3か月後には△△まで」という風に時期と、その時点での目標を設定するのです。

そして、設定した時期が来たら計画当初の‘予定表’を見返し、遅れていれば何がいけなかったかを反省する必要があります。仕事の進め方に問題がある場合もあれば、無理な計画を立ててしまった、という時もあるでしょう。いすれにしても軌道修正をし、次につなげるべきです。

2、目標は具体的に

ときどき抽象的な目標を書く社員さんを見かけますが、目標は数字で表すことが大切です。「世の中結果(数字)が全てだ」という人がいますが、あながち間違っていないと思います。例えば営業電話で「誠意を持って対応する」といっても、「御丁寧な対応ありがとうございます。でもウチは間に合っています。じゃあね(ガチャ)」では企業の利益につながりません。

やはり「アポを件取る。契約を件取る」という具体的な目標が必要です。出来るだけ感情論は排除して機械的に考え、「あくまでも自分は数字を意識する」という気持ちが大事なのではないでしょうか。(偏った結果主義は良くありませんが)その方が身が引き締まってやる気も上がります。

3、振り返りをする

これは毎日しなければいけません。面倒ですが、その日その日の仕事の出来は毎日チェックするべきです。これが隔日や隔週ではどうしても仕事がいい加減になってしまいます。特に問題がなかった日でも、「より効率よく出来なかったか」「次はこうしたい」と考える人は伸びます。反省点を考えると同時に解決策を具体的に書くことが大切です。

まとめ

何も考えないでただ日報を書くだけでは、その時は楽でも自身の成長は止まり、同僚社員に差をつけられてしまいます。日頃から日報を通じて業務のチェックをし、少しでも改善策を考えるのが‘良い社員’だと考えます。

 

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