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人財ラボ

日報が重要な役割を果たす

日頃の業務の中でなかなか解決されず“放置”されている問題があると思います。手を付けなければいけないことは分かっていても、ついつい後回しになってしまいますよね。それを解決するのが日報なのです。日報を活用することで山積している問題が次々と片付いていきます。

ですが、活用の仕方が分かっていないと役に立ちません。今回は日報の上手な活用法を見ていきます。

1、事業の状態を日報でチェック

まずは事業の進み具合を日報から把握するというものです。日報には各社員の報告や感想が書かれていますが、毎日同じことが書かれていることなんてありません。特に感想は仕事の状況によって変わり、問題点が見つかった時は「上手くいかなかった」などと書かれていることが多いです。そういった「声」を吸い上げ、上司の方が問題点の解決方法を考えていくのです。

面倒くさいから「ただ何となく」読んでいる人がいるかもしれません。しかし、それが社員の「メッセージ」を見逃していることになるのです。「日報から事業の状態を把握する」というクセをつけましょう。

2、日報そのものがコミュニケーションの手段となる

日報は部下が書いてそれを上司がチェックするものです。ということは、その時点でコミュニケーションが成立しているのです。あとはそれを発展させることが重要なのです。

具体的には送られた日報に対し積極的にアドバイスをしていきます。ただし「上から目線」で見るのは避けた方が良いでしょう。時には厳しくした方が良い場合がありますが、部下が受け入れやすいよう優しめにアドバイスを送ってあげましょう。

また、問題点が出てきたときは部下自身に考えさせることも大切です。答えをすべて教えてしまうと自分で解決する能力が身に付かなくなり、部下の成長を阻害してしまいます。最低限のヒントを与え、解決方法を「宿題」として考えてきてもらうのも良いでしょう。

まとめ

時代の流れが速くなり、新しいものが次々と生み出されていくなかで企業も“スピード”が求められます。日々山積みになっている問題もできるだけ早く解決しなければいけません。そのためにも日報を上手く活用することが大切です。

 

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