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人財ラボ

PDCAのやり方と効果をわかりやすく解説

『PDCA』とは『PDCAサイクル』ともいい、「Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)」を繰り返し、仕事を改善しながら業績を上げていく手法のことを言います。この考え方は1950年頃に提唱されたということですが、ただ漫然と仕事をするのではなく自分でより良い業務の進め方を考えていくのものです。

今では多くの企業で取り入れられ、約10年前に爆発的にヒットした「livedoor 小説」もPDCAを大いに活用して成功したと言えます。

◇『PDCA』はどうして必要?

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そもそもなぜPDCAを導入する必要があるのでしょうか。まず理由として挙げられるのは、自分の業務を改善する姿勢を持ち続けるためです。というのも、同じ仕事をする場合でも計画や事後評価をするのとしないのとでは、仕事の進み具合に大きな差が出てしまうのです。

PDCAはまず「計画」から始まります。計画を入念に行うことで業務の完成度が高くなります。そして評価(Checkの部分ですね)をして問題のあったところは反省して「次に同じ失敗をしないためにはどうすればよいか」を考えます。そして次回以降の仕事で改善を図るのです(Actionの部分)。この繰り返しで「仕事の出来る人間になれる」といっても過言ではないでしょう。

次に言えるのは、新入・若手社員に仕事のスキルアップを図ってもらう、というものです。中堅以上の社員であればPDCAサイクルについて理解しているでしょう。しかし若い社員はそうはいきませんから、手ほどきをして「自分で仕事の能率を上げる方法」を考える癖をつけさせるべきです。いずれキャリアを積み重ねたときに、PDCAが出来ているのとそうでないのでは仕事のスキルに大きな差が出ているはずです。

若い社員たちにも早くからPDCAサイクルを理解させることで、会社全体の業務効率も上がっていくのです。

◇具体的な『PDCA』の進め方

それではPDCAサイクルの回し方を、もっと具体的に見ていきましょう。

1、Plan(計画)

仕事において目標を達成するためには、計画がしっかりとしていなければいけません。ですが、意外と曖昧な計画になってしまっている人も多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのは、「目標を数値化していないこと」です。学生時代を思い出してください。「100点を取る」「偏差値60以上」など具体的な目標があったからこそ勉強の計画を立てられたのではないでしょうか。

ところが大学生になると「単位を取ること」が目標になり、点数など目標の具体性が欠けたものになっていきます。卒業に必要な単位数は大学で決められていますので、自分で考える必要がありません。最悪「可」ばかりでもいいなら、「オール60点」という寂しい目標しか意識しなくなります。

そして社会人になると誰も目標の具体的な数値なんて教えてくれません。だからこそ自分で売り上げや営業のアポ数などを具体的に決めるのです。また、達成する時期も明確にするべきでしょう。

このように具体的な目標から逆算して計画を立てるべきなのです。

2、Do(実行)

「実行って、そのまますればいいじゃん」という人がいますが、それでは困るのです。計画の段階で業務のスケジュールを決め、それに則って進めて行くことが大切です。もし予定より遅れていればペースを上げなければいけませんし、場合によってはスケジュールそのものが変更される可能性もあります。

常に柔軟に対応することが求められるわけです。そして、その日どこまで進んだのかを日報に残しておき、のちに反省材料として使えるようにすることも大切です。

実行にも工夫が必要なことが分かりますね。

3、Check(評価)

評価とは、自分が実行してきたことと最初に立てた計画にズレがないかを確かめるものです。もし大幅にずれているのなら、なぜそうなってしまったのかを考える必要があります。そのためにも日報は重要で、いつ何があったのかを確認できます。スケジュールを変更したときは太字や色付けをするなどして目立った形で残しておきましょう。

4、Action(改善)

さて、ここまで進めてきたのも最後の「改善」につなげるためなのです。これが出来ていなければ今後の業務に役立たちません。

仕事で得た反省点や気づいた点は次の仕事に生かし、より効率的に進めていかなければなりません。また、それが生産性の向上にもつながるのです。「何が良かったのか」「どこを直すべきだったのか」を洗い出し、しっかりと書きとめてその後の仕事に生かしたいですね。

◇まとめ

PDCAサイクルは今後の業務において基本的なものとなるでしょう。今行っていることを未来に生かすのはとても大切なことです。「今日より明日、明日より明後日」という感じで日々進歩していくためにも、PDCAサイクルはとても重要なものになるのは間違いありません。

 

 

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